Rozliczanie pozyskanych na projekt środków unijnych jest proste i przyjemne, jeżeli wszystkie etapy jego realizacji idą zgodnie z zapisami zawartymi we wniosku, umowie oraz harmonogramie rzeczowo-finansowym. Choć rzeczywistość często odbiega od planu zawartego we wniosku, to każdą wydaną złotówkę trzeba prawidłowo rozliczyć.
Nieprecyzyjne rozliczenie niesie ze sobą ryzyko finansowe, nawet utraty przyznanego dofinansowania a także konsekwencji prawnych. Niejednokrotnie poprawne rozliczenie bywa trudniejsze niż samo przygotowanie wniosku aplikacyjnego
Rozliczamy projekt – co to znaczy?
Najprościej ujmując, rozliczanie projektu współfinansowanego ze środków unijnych, to proces sprawozdawczości i udokumentowania wykonanych zadań, poniesionych kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych oraz proces realizacji wskaźników produktu i rezultatu w odniesieniu do zapisów zawartych we wniosku i umowie o dofinansowanie. Rozliczanie projektu wiąże się z przedstawianiem wniosków o płatność wraz z wymaganymi załącznikami.
Najważniejszymi są:
- umowy z dostawcami środków trwałych,
- wartości niematerialnych i prawnych,
- różnorodnych usług,
- wystawione za nie faktury oraz potwierdzenia przelewów, które poświadczają zapłatę za otrzymane produkty czy usługi.
Jeśli w ramach projektu dofinansowane były wynagrodzenia pracowników, to konieczne jest także dostarczenie listy płac oraz potwierdzenia przelewów obowiązkowych składek do ZUS-u czy US.
Podstawowymi elementami systemu rozliczania dotacji są przede wszystkim:
- zapisy umowy o dofinansowanie,
- kwalifikowalność wydatków (każdy program operacyjny ma własny system zasad kwalifikowalności wydatków),
- wnioski o płatność,
- wnioski o zaliczkę,
- monitoring realizacji inwestycji,
- informacja i promocja projektu,
- archiwizacja dokumentacji projektowej.
Równie ważne są odrębne konta analityczne w systemie finansowo-księgowym (dla projektu realizowanego przy współudziale środków Unii Europejskiej konieczne jest prowadzenie odrębnej księgowości) i wyodrębnione do projektu konto bankowe.
Co obejmuje nasza oferta?
- Doradztwo i/lub prowadzenie ewidencji księgowej projektu, zgodnej z wymogami instytucji wdrażającej
- Opracowywanie dokumentów finansowo-księgowych pod względem prawidłowości i kwalifikowalności, zgodnie z obowiązującymi wytycznymi o kwalifikowalności wydatków.
- Przygotowywanie niezbędnych oświadczeń koniecznych w procesie rozliczania projektu.
- Sporządzanie wniosków o płatność zaliczkową, o płatność pośrednią i końcową, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.
- Składanie do właściwej instytucji rozliczeń i sprawozdań z realizacji projektu.
- Opracowywania korespondencji w imieniu beneficjenta do Instytucji wdrażającej i innych urzędów.
Wykorzystanie wiedzy księgowości, rachunkowości, podatków w połączeniu z nomenklaturą unijną jest niezbędne dla prawidłowej realizacji i rozliczania projektów finansowanych (czy współfinansowanych) ze środków unijnych.
Procedury związane z procesem rozliczania projektów, często powodują zniechęcenie beneficjentów do korzystania z programów pomocowych. Tymczasem przejście przez gąszcz restrykcyjnych wytycznych w imię rozwoju firmy nie musi oznaczać problemów. Starania o dotacje unijne nie muszą wiązać się z mnóstwem niewiadomych i straconym czasem. Wszystko to można powierzyć specjalistom, którzy szybko i sprawnie zrobią to za nas.
